Buchhaltung
Menü: Finanzwesen / Buchhaltung / Journalisierung (festschreiben)
Hinweis: Üblicherweise sind im Verein keine Buchungen zu journalisieren, da dies lt. Voreinstellungen automatisch vorgenommen wird. Für den Fall, dass aber diese Einstellungen geändert wurden, wird im Anschluss der Vorgang beschrieben.
Übersicht:
Im oberen Fenster der Übersicht werden alle noch nicht journalisierten Buchungsbelege des aktuellen Benutzers angezeigt (Bild).
Darunter alle zu dem jeweiligen Buchungsbeleg gehörenden Buchungszeilen . Diese nicht journalisierten Belege können durch anklicken des jeweiligen Klickfeldes zur Journalisierung oder zur Löschung einzeln markiert werden. Das Löschen eines Belegs unterliegt eigenen Prüfroutinen (z.B., ob sie Ursprungsbelege aus der Logistik sind). Das Löschverfahren wird im folgenden anhand von Beispielen erläutert.
Wenn
mehrere Benutzer mit dem System arbeiten kann es vorkommen, dass Buchungen
von einem Mitarbeiter/in erfasst und nicht journalisiert wurden, der aktuell
nicht verfügbar ist. Damit im Zweifel diese Buchungen sichtbar gemacht
und journalisiert werden können, ist es durch die Auswahl
möglich, diese Buchungen anzuzeigen und zu bearbeiten.
Journalisierung:
Alle
angezeigten Buchungen können zur Journalisierung durch den Button ausgewählt werden. Anschließend
wird diese Transaktion durch den Button
vorgenommen
und alle Belege sind journalisiert. Die Übersicht wird nach der Ausführung
automatisch aktualisiert. Wenn einzelne Buchungen zur Journalisierung
ausgewählt werden sollen, ist dies durch das Anklicken des Feldes "Journalisieren"
in der Übersicht möglich. Der Button "Auswahl aufheben" hebt
eine bereits getroffene Auswahl vollständig auf und die Belege können
neu zur Journalisierung oder zur Löschung markiert werden.
Löschen:
Alle
angezeigten Buchungen können zur Löschung durch den Button ausgewählt werden. Anschließend
wird diese Transaktion durch den Button
vorgenommen
und alle Belege sind gelöscht (Ausnahmen, siehe-> Beispiele). Die Übersicht
wird nach der Ausführung automatisch aktualisiert. Wenn einzelne Buchungen
zur Löschung ausgewählt werden sollen, ist dies durch das Anklicken des
Feldes "Löschen" in der Übersicht möglich. Der Button "Auswahl
aufheben" hebt eine bereits getroffene Auswahl vollständig auf und
die Belege können neu, zur Löschung oder zur Journalisierung, markiert
werden.
Beispiel 1:
In der Buchhaltung wurden Buchung erfasst, die nicht journalisiert wurden.
Diese Buchungen sind sofort in diesem Menü löschbar.
Beispiel 2:
In der Logistik wurden Rechnungen erfasst, die nicht journalisiert/festgeschrieben wurden. Diese Ausgangsrechnungen werden automatisch gebucht und in die Finanzbuchhaltung übernommen. Wird nun die Löschung einer solchen Buchung versucht, erscheint eine Fehlermeldung "FEHLER beim Löschen, abhängig von Logistikbeleg." Um diese Buchung zu entfernen muss der Logistikbeleg, in dem entsprechendem Modul, gelöscht werden.
Beispiel 3:
In der Logistik sind Rechnungen erfasst worden, für die anschließend auch OP-Ausgleiche und Ausbuchungen vorgenommen wurden. Alle vorgenannten Buchungen sind nicht journalisiert. Wird nun versucht, den Ursprungsbeleg in der Logistik zu löschen, erscheint folgende Fehlermeldung:
Die zu diesem OP vorgenommene OP-Ausgleiche und Ausbuchungen und müssen separat vorher gelöscht werden um diesen Urbeleg in der Logistik zu löschen.
Beispiel 4:
In der Buchhaltung sind Rechnungen erfasst worden, für die anschließend auch OP-Ausgleiche und Ausbuchungen vorgenommen wurden. Alle vorgenannten Buchungen sind nicht journalisiert. Wird nun die Rechnung (erstellt in der Buchhaltung) gelöscht, wird die OP-Zuordnung aufgehoben und der Betrag der Finanzbuchung kann neu zugeordnet werden oder muss separat gelöscht werden. Eine in diesem Zusammenhang vorgenommene Ausbuchung zu diesem gelöschten OP sollte dann ebenfalls gelöscht werden, da ihr Bezugsgrund ja entfallen ist.
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