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Briefe:

Nach dem obigen Menüeinstieg öffnet sich die "Briefe: Übersicht". Sind Briefe vorhanden, werden im oberen Fenster die allgemeinen Daten dieses Briefes angezeigt und im unteren Teil des Fensters die Empfänger (Bild 1).

Hinweis: Sollten Sie aus anderen Textquellen Inhalte in die Textverarbeitung oder in andere Textfelder kopieren wollen, können wir leider nicht sicherstellen, dass deren Inhalte sinnvoll übernommen werden. Es bleibt Ihnen im Zweifel nichts anderes übrig als diese Texte mit dem enthaltenen Texteditor neu zu erfassen und zu formatieren.

Bild 1

Durch die Auswahl öffnet sich die Eingabemaske für einen Brief oder für Serienbriefe. Die Entscheidung wird allein durch die Anzahl der Adressaten getroffen (Bild 2).

Bild 2

Im oberen linken Teil kann der Ansprechpartner (Stammdaten-Vereinsstammdaten-Grunddaten) aus den angelegten Ansprechpartnern für den Verein ausgewählt werden und dieser erscheint dann im Brief als eben solcher.

Sollte mehr als ein Briefformular angelegt worden sein, kann es unter "Formular" ausgewählt werden.

Die Bezeichnung, Datum und Betreff wird später in der Übersicht angezeigt und sollte deshalb aussagekräftig sein.

Der ist vom Anwender individuell anpassbar und gibt den Text an, der bei Versand des Briefes (als E-Mail-Anhang) als Email-Text verwendet wird.

Die wird nur verwendet, falls beim Kontakt keine Briefanrede hinterlegt oder eine Sammel-E-Mail verwendet wird. Außerdem wird sie verwendet wenn kein mit Variablen erzeugter Brieftext verwendet wird.

Die ist gedacht um eine E-Mail an mehrere Kontakte zu schicken ohne an jeden Empfänger eine separate E-Mail zu schicken. Bei diesem Typ sind alle E-Mail-Empfänger im "BCC" verborgen. Diese E-Mail kann natürlich nicht personalisiert werden, so dass die Standardbriefanrede verwendet wird und bei Versand als E-Mail-Anhang bleiben die Empfängerangaben leer.

Wichtig: Es wird beim Versand eine sichtbare E-Mail-Adresse gebraucht. Das kann natürlich auch die Absende-E-Mail-Adresse sein.

Nachdem Sie die Kopfdaten erfasst haben entscheiden Sie nun durch die Auswahl der Empfänger/(Anschrift(en) wer diesen Brief erhalten soll. Die Funktionen aus diesem Kontext-Menü sind in der Verwendung selbsterklärend.

 Durch die Auswahl öffnet sich das entsprechende Auswahlfenster (Bild)

Nachdem die Auswahl getroffen wurde, wird sie durch anklicken des   Buttons in die Empfängerliste übernommen (siehe Bild)

Bei der Übernahme wird automatisch die Option gewählt, wenn eine E-Mail existiert. Scheidet E-Mail aus wird als Standard vorbelegt. In dem umrandeten Feld können Sie den Ausgabeweg ändern. Dies ist natürlich nur sinnvoll, wenn die dazu benötigten Angaben auch vorliegen.

Sie können den Brieftext natürlich auch als E-Mail ( ) an die möglichen Empfänger schicken. Dazu stehen Ihnen bei der Erzeugung des Brieftextes verschiedene Variablen zur Verfügung. Bitte bedenken Sie bei der Formatierung des Brieftextes, dass die Sichtbarkeit der Formatierung in der E-Mail vom verwendeten E-Mail-Format abhängt.

siehe in diesem Zusammenhang auch -> Datei->Eigene-Einstellungen

Erfassung des Brieftextes:

Durch betätigen des Buttons öffnet sich ein Texteditor mit den angezeigten Möglichkeiten. (Bild)

Im folgenden werden die Menüeinträge (wenn nicht selbsterklärend) erläutert:

Menü "Start" ist aus der Textverarbeitung bekannt.

Menü "Einfügen" ermöglicht das Einfügen von erfassten Textbausteinen an die Stelle im Text an der sich gerade der Cursor befindet.

Menü "Ansicht" ist selbsterklärend.

Menü "Variablen" ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Individualisierten Textes durch Verwendung von Variablen. Die verwendeten Variablen sind allgemeingültig und beziehen sich jeweils auf die ausgewählten Kontakte/Empfänger. Durch betätigen des Buttons "Variable einfügen" öffnet sich ein Auswahlfenster aus dem Sie die Variable, die an dieser Stelle eingefügt werden soll, auswählen können. Die Option "Vorschau an/aus" ist nur zur Anzeige und Formatierung des Textes gedacht und enthält keine Daten der ausgewählten Empfänger. Sie dient also ausschließlich dazu, Formatierungsfehler zu erkennen und zu beseitigen. Die angezeigten Inhalte (<<Vorname>> <<Name>> Gerd Mustermann) dienen nur zur Visualisierung und werden nicht in Ihrem Text stehen.

Am Ende der Erfassung eines Brieftextes und betätigen des "OK" Buttons wir der Text in die Anzeige des Brieftextes übernommen.