Mitglieder/Kontakte

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2. Detaildaten

Zu Dokumentationszwecken sind in diesem Beispiel alle Möglichkeiten der Klassifizierung ausgewählt.

Bild 1: Mitgliedsdaten erfassen

Sie sehen hier 3 Arbeitsblätter: "Mitglied", "Kunde/Regulierer" und "Lieferant". Diese Arbeitsblätter sehen Sie nur, weil auf der Seite "Grunddaten" alle Eigenschaften angeklickt wurden (als Beispiel), die ein Kontakt haben kann. (Bild 1)

Auf diesem Arbeitsblatt - Mitglied - werden nun die wichtigen Details zum Mitglied erfasst: (Bild 1)

Bild 1:

Beitragsbeginn: Ab diesem Datum werden die Beiträge berechnet. Ist also der Beginn einer Mitgliedschaft unterjährig und der Beitrag soll für ein ganzes Kalenderjahr berechnet werden, ist hier der Erste des Kalenderjahres (Wirtschaftsjahres) einzugeben.

(Haupt)-Tarif: Hier wählen Sie den entsprechenden Tarif aus, den Sie in den Stammdaten angelegt haben, oder verzweigen zur Anlage eines neuen Tarifes mit dem Tarif-Button in die Stammdaten.

Besonderheit: Tarif

Unter Tarif ist es möglich einen additiven Tarif zu erfassen (Summensymbol ). Dies ist für Vereine gedacht, die einen Basistarif haben und für Ihre Abteilungen einen Zusatzbeitrag je Abteilung erheben. (Bild 2a).

Gleichzeitig eröffnet sich hier aber auch die Möglichkeit, diese Struktur für die Dokumentation wechselnder Tarife für unterschiedliche Zeiträume zu nutzen. Dafür dürfen natürlich keine Tarife aus den additiven Tarifen des Mitgliedes gelöscht werden.

Bild 2a:

Zusatzbeitrag: Möchte ein Mitglied einen Zusatzbeitrag zahlen, oder ist ein solcher vereinbart, kann er hier erfasst werden. Dieser Zusatzbeitrag wird dann auf der Beitragrechnung gesondert ausgewiesen.

Regulierer: Der Regulierer (siehe ebenfalls Bild 2) erfüllt die Funktion des Zahlers und Rechnungsempfängers (z.B.) für minderjährige Vereinsmitglieder. Der Regulierer ist in den jeweiligen Stammdaten des Mitglieds auszuwählen (eigenes Feld). Dabei ist folgendes zu beachten:

1. Regulierer ist bereits Mitglied (nur im Feld Regulierer auswählen und fertig)

2. Regulierer ist kein Mitglied -> Regulierer in den Kontakten öffnen und das Feld "Kunde" anklicken->fertig

Danach werden alle Rechnungen für die ein Regulierer eingetragen wurde auch an diesen geschickt, mit dem Text der den Namen des Mitglieds enthält.

Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingung, die hier eingegeben wird, wird verwendet um Rechnungen, die nicht per Lastschrift eingezogen werden zu terminieren.

Lastschrifteinzug: Sollen die Mitgliedsbeiträge per Lastschrift eingezogen werden, ist das Feld "Lastschrifteinzug" anzuklicken. Dieses steht Ihnen nur zur Verfügung wenn ein Bankkonto angelegt und ein Lastschriftmandat erfasst sein wurde.

Mitgliedsnummer: Die Mitgliedsnummer ist eine nummerische Zahl und wird vom System automatisch vergeben. In den Vereinsstammdaten-Struktur können Sie die Struktur Ihrer Mitgliedsnummern festlegen.

Wichtig: Alternativ kann anstelle der Mitgliedsnummer auch eine Alphanumerischer Mitgliedscode (Stammdaten-Vereinsstammdaten-Struktur) verwendet werden. Wird der Mitgliedscode gewählt und keine Eingabe gemacht, funktioniert er wie die Mitgliedsnummer und vergibt automatisch die nächste numerische Zahl. Doppelte Mitgliedsnummern oder alphanumerische Ziffernfolgen werden nicht akzeptiert (Fehlermeldung).

Mitgliedschaft Beginn: Beginn der Mitgliedschaft (Basis für Auswertungen z.B. Jubiläen)

(Haupt-) Abteilung: Hauptabteilung des Mitglieds, weitere Abteilungen können über den Button hinzugefügt werden. Auch diese Abteilungen müssen natürlich vorher in den Vereinsstammdaten-Struktur-Abteilungen angelegt werden. Diese Abteilungen können dann (z.B. für die Verbandsmeldung) bei Bedarf ausgewertet werden.

Weitere Abteilungen:

Status: Auswahl aus den zuvor in den Stammdaten angelegten Status.

Betreuer: Auswahl aus den zuvor in den Stammdaten angelegten Betreuer.

Funktion: Auswahl aus den zuvor in den Stammdaten angelegten Funktionen (Z.B. Trainer).

Bild 2b: Kontakt als Kunde / Regulierer anlegen

Wird die Eigenschaft "Kunde" ausgewählt, erscheinen die folgenden zusätzlichen Eigenschaften, die z.B. für die Preisfindung bei Merchandising Artikeln nötig sind: (Bild 2b).

Bild 2b:

Kundennummer: Die Kundennummer ist eine nummerische Zahl und wird vom System automatisch vergeben. In den Vereinsstammdaten-Struktur können Sie die Struktur Ihrer Kundennummern festlegen.

Debitorenkonto: Die Debitorennummer wird in der Buchhaltung als Kontonummer für diesen Kunden (Debitor) verwendet (z.B. beim Geldeingang / Skontobuchungen etc.). Die Kunden- und Debitorennummer sind in der Regel gleichlautend, wenn es seitens des Vereins keine andere Systematik gibt und die Standardeinstellungen nicht verändert wurden.

Achtung: Die Debitoren-Kontonummer wird vom System automatisch vergeben. Sollte dies nicht gewünscht sein, können Sie eine Nummer im Bereich von (10000-69999 SKR 49) oder(100000-699999 SKR 42) selbst vergeben. Die doppelte Vergabe einer Debitoren-Kontonummer wird von der Software verhindert. (Fehlermeldung)

UStID Nr.: Kennen Sie diese Nummer, können Sie diese hier erfassen ( kein Pflichtfeld)

Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingung, die hier eingegeben wird, wird verwendet um Rechnungen, die nicht per Lastschrift eingezogen werden zu terminieren.

Kundengruppe: Durch verwenden einer Kundengruppe können zusätzliche Kontierungen

Lastschrifteinzug: Sollen die Rechnungen, die an diesen Kunden gestellt werden, per Lastschrift eingezogen werden, ist das Feld "Lastschrifteinzug" anzuklicken. Dieses steht Ihnen nur zur Verfügung wenn ein Bankkonto angelegt und ein Lastschriftmandat erfasst sein wurde..

Bild 2c: Kontakt als Lieferant anlegen

Bild 2c:

Lieferantennummer: Die Lieferantennummer ist eine nummerische Zahl und wird vom System automatisch vergeben. In den Vereinsstammdaten-Struktur können Sie die Struktur Ihrer Lieferantennummern festlegen.

Kreditorennummer: Die Kreditorennummer wird in der Buchhaltung als Kontonummer für diesen Lieferanten (Kreditor) verwendet (z.B. beim Geldausgang / Skontobuchungen etc.).

Die Lieferanten- und Kreditorennummer sind in der Regel gleichlautend, wenn es seitens des Vereins keine andere Systematik gibt und die Standardeinstellungen nicht verändert wurden.

Achtung: Die Kreditoren-Kontonummer wird vom System automatisch vergeben. Sollte dies nicht gewünscht sein, können Sie eine Nummer im Bereich von (70000-99999 SKR49) oder (700000-999999 SKR42) selbst vergeben. Die doppelte Vergabe einer Kreditoren-Kontonummer wird von der Software verhindert. (Fehlermeldung)

Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingung, die hier eingegeben wird, wird verwendet um für die Liste "Zahlvorschläge" die zur Zahlung fälligen Rechnungen zu ermitteln..

UStID Nr.: Diese Nummer wird benötig, wenn Ihr Verein zum Abzug von Vorsteuer berechtigt ist. Diese Nummer finden Sie üblicherweise auf der Rechnung des Lieferanten. Ist diese dort nicht angegeben, können Sie alternativ auch die Steuernummer der Eingangsrechnung hier eintragen.

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