Vereinsstammdaten

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Finanzen:

1. Kostenstellen

Kostenstellen können als zusätzliches Strukturelement für verschiedenste Informationszwecke verwendet werden. Nach Betätigen des Buttons "Neue Kostenstelle" öffnet sich die Maske zum Anlegen einer Kostenstelle. (Bild)

Bitte beachten Sie, dass das Feld "Verwendbar vom" für Ihre Auswertungsinteressen zeitlich richtig gesetzt ist. Erst ab diesem Zeitpunkt erscheint die Kostenstelle für zusätzliche Kontierungszwecke in den Erfassungsmasken.
Auswertungen nach Kostenstellen sind an verschiedenen Stellen möglich. Sollte Ihnen eine fehlen, scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren.

2. Bankkonten / Kassen

An dieser Stelle können Bankkonten hinzugefügt werden , die bei der Verwendung des Ersteinrichtungsassistenten nicht angelegt wurden, oder später hinzugekommen sind. Ebenfalls ist es möglich, ein falsch angelegtes Konto zu löschen , dies jedoch nur, wenn es noch nicht verwendet wurde. Sollten weiter Konten für das Online-Banking eingerichtet werden ist der Button zu betätigen und dem weiteren Dialog der Einrichtung zu folgen.

Kassen:

In der unteren Ansicht werden Ihnen alle Kassen angezeigt, die aus dem Kontenplan ausgewählt wurden.

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Kassenkonten von der allgemeinen Kontenbeschriftung abweichende Bezeichnung zu vergeben.

Nachdem Sie den Reiter Kassen ausgewählt haben, werden im unteren Fenster alle von Ihnen aus dem Kontenplan ausgewählten Kassen angezeigt.

3. Angaben zu Geschäftsjahren

An dieser Stelle sehen Sie Ihre angelegten Geschäftsjahre.

Wenn Sie eine andere Belegnummernstruktur festgelegen wollen, betätigen Sie bitte den Button. Anschließend öffnen sich die Grunddaten zur Bearbeitung und der Reiter "Geschäftsjahre" ist aktiv. (Bild)

Bild:

Wenn Sie nun die Belegnummernstruktur Ihrer Rechnungen ändern wollen, klicken Sie bitte auf den mit Pfeil gekennzeichnetem Reiter "Belegnummern Verkauf". Bild

Bild:

Durch betätigen des   Buttons die Möglichkeiten die Strukturierungsmöglichkeiten anzuzeigen.

Vorgehen:

a. Auswahlbutton im Feld "Nummernstruktur für Ausgangsrechnungen" betätigen.

b. in dem sich öffnenden Fenster

können Sie die gewünschte Kombination für die Rechnungsnummern zusammensetzen. Bitte beachten Sie, dass die angezeigte Struktur bereits eingerichtet ist und verwendet werden kann. Durch betätigen des Buttons aus der Navigationsleiste fügen Sie einen Datensatz zur Bearbeitung hinzu. Der Button entfernt einen Datensatz. Ist die Eingabe beendet, bitte die Transaktion mit dem Button bestätigen. Speichern nicht vergessen.

4. Tarife für Mitgliedsbeiträge

An dieser Stelle können Sie die jeweiligen Tarife (Beiträge) für Mitglieder erfassen und dann später zuordnen. Die Anzahl an Tarifen ist nicht begrenzt. Ebenfalls sollten Sie an dieser Stelle die jeweilige Artikelnummer für den angelegten Tarif hinterlegen. Dieser wird dann für die Beitragsrechnungen angewendet. Haben Sie unterschiedliche Tarife, aber noch keine Artikelnummer, sollten Sie diese unbedingt anlegen (Stammdaten-Artikel-Neu).

Wichtig: Der hier angegebene "Früheste Abrechnungsmonat" wird im Beitragslauf vorgetragen. Er bewirkt, dass nicht abgerechnete Beiträge vor diesem Datum nicht nachgeholt werden.

Besonderheit: Die hier angelegten Tarife können später den Mitgliedern zugeordnet werden. Es ist auch möglich mehrere Tarife (z.B. für einzelne Abteilungen / Bereiche und Zeiträume) zu einem Gesamttarif zusammenzusetzen. Diese Tarife verstehen sich additiv. (siehe auch Mitglieder-Grunddaten) Bitte beachten Sie hierbei, dass die Abrechnungsperiode des Haupttarifs auch die des Zusatztarifes bestimmt.
Beispiel: Hauttarif = 10 € mtl. und Zusatztarif = 15 €  quartalsweise. Bei der Abrechnung eines Monats wird der Rechnungsbetrag für diesen Fall 15 € betragen (10 € Haupttarif + 5€ (1/3 von 15 €) aus Zusatztarif

Durch betätigen des Buttons aus der Navigationsleiste fügen Sie einen Datensatz zur Bearbeitung hinzu. Der Button entfernt einen Datensatz. Ist die Eingabe beendet, bitte die Transaktion mit dem Button bestätigen. Abhängig vom gewählten Tarif werden zusätzliche Eingabefelder eingeblendet.

Aufgrund der Corona Pandemie wurden Tarif-Zeiträume neu eingeführt um Beitragsfreie Zeiträume zu ermöglichen. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Angelegten Tarif auswählen und in den Bereich Tarif-Zeiträume, den Tarif anpassen - Beispiel Monatsbeitrag (Bild 1)

Bild 1:

Beispiel 2: Jahresbeitrag (Bild 2)

Bild 2:

Beispiel 3: Individueller Beitrag

Es kann vorkommen, dass viele Mitglieder einen individuellen Beitrag zahlen, der durch einen Tarif nicht abzubilden ist. Für diesen Fall gibt es 2 Möglichkeiten der Abbildung.

Möglichkeit 1: (Nutzung des automatischen Beitragslaufes)

1. Sie legen einen Tarif "individueller Beitrag" an und erfassen diesen individuellen Beitrag (Wert) in den Stammdaten des Mitgliedes in dem Feld "Zusatzbeitrag" oder importieren ihn bei der erstmaligen Anlage von Kontakten im entsprechenden Importfeld.

2. Der erfasste Tarif "individueller Beitrag" ist ein Jahrestarif mit dem Beitrag/Periode 0,00.

3. Im Feld "Text Zusatzbeitrag" geben Sie eine Bezeichnung ein, die in der Beitragsrechnung anstelle des Begriffs "Zusatzbeitrag" verwendet werden soll (z.B. individueller Beitrag). (Bild 3)

Bild 3:

Hinweis: Bei der Nutzung des Feldes Zusatzbeitrag für eine andere Beitragsart entfällt natürlich die Nutzung als "echter" Zusatzbeitrag.

Möglichkeit 2: Erstellen von individuellen Rechnungsvorlagen

Bei dieser Vorgehensweise erstellen Sie für jedes Mitglied, das einen individuellen Beitrag hat, eine Rechnungsvorlage. Diesen Rechnungsvorlagen können Sie Abrechnungsparameter zuordnen und Sie anschließend verwenden um einen Rechnungslauf zu generieren. Natürlich mit anschließendem Lastschrifteinzug wie beim Beitragslauf. (siehe auch Rechnungsvorlagen)

Beispiel 4: Kombination von Beitrag pro (Monat/Jahr) und Beitragsstaffel nach Alter/Mitgliedsjahren und Stichtag für die Anwendung der Staffel (Bild 4)

Die Staffel ist derzeitig auf 3 Varianten begrenzt 1. Keine Staffel, 2 Staffel nach Alter, 3. Staffel nach Mitgliedsjahren.

Wird ein Tarif z. B. mit einem Monatsbeitrag und einer Staffel nach Alter verknüpft ergibt sich folgendes Bild:

Bild 4:

Durch die Auswahl einer Staffel wird eine zusätzliche Eingabemöglichkeit "Tarif-Zeiträume" sichtbar und kann dann bearbeitet werden. Wurde ausgewählt "Beitrag versteht sich pro" Monat besteht in der Staffelanzeige zwischen Beitrag und Beitrag/Monat kein Unterschied. Wurde "Jahr" ausgewählt, ist der Beitrag/Monat natürlich umgerechnet. Zusätzlich wurde noch die Option "Stichtag für Staffel" eingeführt um den Tarif genauer zu gestalten.

Beispiele: siehe "Bild 4" für die Basisdaten der folgenden Beispiele

Fall 1: Am 01.07.24 wird das Mitglied 7 Jahre alt
Fall 2: Am 15.07.24 wird das Mitglied 7 Jahre alt

daraus ergeben sich in unserem Beispiel folgende Beiträge:

Stichtag für Staffel:          Beitrag: Jährlich

Monatsanfang
Fall 1 - 01.07.2024              12,-- €
Fall 2 - 15.07.2024              12,-- €

Monatsende
Fall 1 - 01.07.2024             12,-- €
Fall 2 - 15.07.2024             12,-- €

Quartalsanfang
Fall 1 - 01.07.2024             12,-- €
Fall 2 - 15.07.2024               6,-- €

Quartalsende
Fall 1 - 01.07.2024             12,-- €
Fall 2 - 15.07.2024             12,-- €

Jahresanfang
Fall 1 - 01.07.2024               0,-- €
Fall 2 - 15.07.2024               0,-- €

Jahresende
Fall 1 - 01.07.2024            24,-- €
Fall 2 - 15.07.2024            24,-- €

5. Vorlagen für Beitragsrechnungen

Nach dem Öffnen des Menüpunktes werden die Vorlagen für Beitragsrechnungen angezeigt. Im vorliegenden Fall ist noch als Beispiel die "Individuelle Anrede" angelegt. (Bild 5)

Bild 5:

Durch betätigen des "Neu" Buttons öffnet sich die Erfassungsmaske. Die Erklärung befindet sich in den jeweiligen Feldern.

Bild 6:

Beispiel:

6. Einstellungen für Mahnungen

An dieser stelle werden die Einstellungen für automatische Mahnläufe eingestellt. In der ausgelieferten Version sind bereit sinnvolle Vorgaben enthalten, die aber nach Bedarf verändert werden können.

Bedeutung:

"Intervall" : Anzahl der Tage die mindestens verstrichen sein müssen, bevor der betreffende Offene-Posten wieder gemahnt werden kann.

"Kulanztage": Anzahl der Tage die ein Offener-Posten überfällig sein kann, bevor er in einen Mahnlauf übernommen wird.

"Mindestbetrag" : Betrag der mindestens fällig sein muss, um eine Mahnung zu veranlassen.

"Gebühr ab Stufe": Eingabe der Mahnstufe, ab der Mahngebühren ausgewiesen werden sollen.

"Verzinsung ab Stufe": Eingabe der Mahnstufe, ab der der fällige Betrag verzinst werden soll.

"Fristzugabe": Mahntoleranztage die zusätzlich seit Fälligkeit verstrichen sein müssen, um diesen Posten zu mahnen.

"Stufen": Festlegung der Anzahl der möglichen Mahnstufen.

7. Angaben für die Umsatzsteuer

Durch die Auswahl der auswählbaren Finanzamtnummer ergeben sich alle dazugehörigen Finanzamtdaten automatisch. Die Steuernummer wird in der Umsatzsteuervoranmeldung und auf Ausgangsrechnungen verwendet.

Der Reiter Steuerberater und die darauf zu erfassenden Daten werden bei der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung für den zu übertragenden Datensatz benötigt. Die Angaben sind nicht verpflichtend und können unterlassen werden. Bitte beachten Sie, dass nur die hier möglichen Feldlängen auch übertragen werden können. Es handelt sich ausdrücklich nicht um einen Programmfehler, wenn Informationen nicht in ihrer Gesamtheit erfasst werden können.

An dieser Stelle wird auch das für Sie erzeugte Elster Zertifikat hinterlegt, sowie die dazugehörige PIN. Wenn Sie in das Feld Dateiname klicken, wird eine Elipse sichtbar, mit der Sie die entsprechende Datei finden und einfügen können.

8. Grundangaben auf Zuwendungsbescheid

Die hier zu erfassenden Daten sind später bei der Erstellung von Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) nötig und deshalb korrekt und vollständig zu erfassen. Es ist empfehlenswert, dass diese Daten zeitnah erfasst werden. Es ist nicht mehr notwendig, dass die Zuwendungsbestätigungen per Hand unterschrieben werden müssen. Es besteht die Möglichkeit die Zuwendungsbestätigung mit einer oder mehrerer eingescannten Unterschrift (en) zu versehen. Voraussetzung dafür ist, dass das zuständige Finanzamt darüber informiert wird, dass der Verein zukünftig auch digitale Zuwendungsbestätigungen versenden wird (z.B. PDF).

Bitte bedenken Sie, dass wenn mehrere Unterschriften nötig sind, diese für den Scan hintereinander auf einem gemeinsamen Scan erfasst werden müssen.

Siehe Beispiel:

9. Vorlagen für Zuwendungsbestätigungen

Nach dem Öffnen des Menüpunktes werden die Vorlagen für Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) angezeigt. Im vorliegenden Fall wurden 3 Beispiele angelegt. (Bild 7)

Bild 7:

Bei der Neuanlage einer Vorlage öffnet sich folgende Erfassungsmaske: (Bild 8) (schon befüllt als Beispiel)

Bild 8:

Wie der Text für die Beispiele gestaltet werden kann, wird hier beispielhaft dargestellt. Alle Eingaben können Sie nach Ihren Vorstellungen und den zur Verfügung stehenden Variablen gestalten.

10. Zahlungsbedingungen

Durch betätigen des Buttons aus der Navigationsleiste fügen Sie eine neue Zahlungsbedingung zur Bearbeitung hinzu. Der Button entfernt einen Datensatz. Ist die Eingabe beendet, bitte die Transaktion mit dem Button bestätigen. Diese Zahlungsbedingungen stehen Ihnen in den Rechnungen und Rechnungsvorlagen später zur Verfügung.

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